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Dinant : rénovation de l'administration communale
La Ville a confié au BEP une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage en vue de réaménager l’Hôtel de Ville et ses services, dans une optique de meilleure organisation de l’espace et d’un meilleur service au citoyen.
Analyse des besoins et objectif
Cette mission comporte plusieurs étapes et se fait suivant deux axes. Le premier analyse les bâtiments et l’autre analyse l’organisation des services. Objectif : travailler de façon la plus optimale.
La mission prévoit,d’ici 2020:
- L’analyse des bâtiments existant (état sanitaire, surfaces disponibles ,…) et de l’opportunité d’acquérir le bâtiment voisin ;
- La réalisation d’entretiens avec des personnes clés au sein du personnel sur le plan de l’organisation des services et de l’espace (processus existant, satisfaction du personnel, la fonctionnalité des bâtiments, le parking, la mobilité, la digitalisation, …) ;
- L’analyse du parcours citoyen avec enquête passive et active sur le terrain, la sollicitation d’idées de la population via G1idée et l’organisation de groupes participatifs ;
- La rencontre du Collège et du Comité de pilotage pour définir les orientations stratégiques du projet ;
- La définition, ensuite, de l’organigramme, du tableau d’organisation/répartition des tâches et la formulation de recommandations et
- L’organisation d’un test lab Citoyen (test en « live » des recommandations liées au parcours citoyen).
Après 2020, sont prévus:
- La définition de fiches projets, la programmation et la rédaction du cahier des charges (concept & build) et l’intégration de l’ensemble dans le PST ;
- L’accompagnement de la Directrice générale pour les recommandations organisationnelles.
Participation des employés et des citoyens
Le projet est mené en étroite collaboration avec le Collège et les différents employés de l’Administration communale. La participation des citoyens est également prévue, afin d’améliorer les services offerts au sein de l’Administration.
Analyse des bâtiments
En ce qui concerne le bâtiment existant, il est prévu d’en faire le relevé, de même que dresser l’état sanitaire actuel (en ce compris de l’ancien bâtiment Zeeman, qui jouxte l’administration). Il s’agira ensuite de faire l’analyse des besoins pour définir la programmation et lancer l’étude de faisabilité. Le BEP se chargera ensuite de rédiger les cahiers des charges, d’analyser les offres, de participer à l’élaboration du dossier d’urbanisme et d’assurer le suivi du chantier.
Planning de la mission
Actuellement l’analyse de l’état sanitaire des bâtiments est en cours. Parallèlement, sont menés les entretiens avec les employés. Les prochaines étapes sont:
- De février à avril : la rencontre avec les citoyens;
- D’ici à fin mars : la visite des bâtiments;
- D’ici à fin septembre : la définition de la programmation et
- Jusqu’à fin novembre : les études de faisabilité.
Le cahier des charges pour les travaux de rénovation sera établi début 2021.